Plánování obsazení odpovídá na otázku, kolik kvalifikovaných lidí musí stát na každém pracovišti — ne na otázku, kdo kdy pracuje. Ve Stafferi máte potřebu obsazení, kvalifikace i směny v jednom přehledu, takže se rozpis nezveřejní s otevřenou mezerou.
Plánování obsazení je určení toho, kolik zaměstnanců a s jakou kvalifikací výroba potřebuje na každé lince, každém pracovišti a v každé směně, aby se naplánovaný objem dal odjet bezpečně a v požadované kvalitě.
Vychází z výrobního plánu, ne z kalendáře. Jakmile je jasné, co se bude vyrábět, na kterých linkách a v jakém taktu, je jasné i to, kolik operátorů, údržbářů a směnových mistrů je v každé směně potřeba — a jaká oprávnění jim musí platit.
Teprve pak přichází na řadu plánování směn: potřeba obsazení se naplní konkrétními jmény. V řadě závodů se přitom obojí dělá naráz v jedné tabulce — a přesně tam problémy začínají.
Oba pojmy se často používají jako synonyma, odpovídají ale na jinou otázku a pracují s jiným časovým horizontem.
| Plánování obsazení | Plánování směn | |
|---|---|---|
| Otázka | Kolik lidí a s jakou kvalifikací? | Kdo odslouží kterou směnu? |
| Vstupní data | Výrobní plán a požadavky jednotlivých pracovišť | Potřeba obsazení, pravidla pracovní doby a preference lidí |
| Časový horizont | Týdny až měsíce | Dny až týdny |
| Když se nepovede | Linka stojí nebo jede v podstavu — trpí kvalita i bezpečnost práce | Rozpis je nespravedlivý, roste přesčas, porušují se doby odpočinku |
Potřeba je obojí. Rozdíl je v tom, že chyba v plánování obsazení se projeví ve výrobních číslech a chyba v plánování směn ve mzdovém zúčtování — a jen jedna z nich je vidět okamžitě.
Kvalifikační matice je v jednom souboru, rozpis směn ve druhém. Plánovač si pamatuje, kdo co smí — dokud není na dovolené a jeho zástup si to nepamatuje.
Tabulka nezná požadovaný stav, a proto nedokáže varovat. Podstav se ukáže v šest ráno, když jsou na místě tři lidé a potřeba jsou čtyři.
Změní-li se pořadí zakázek, mění se i potřeba obsazení. V Excelu je nutné myslet na to, že se změna přepíše do každého listu — jinak tam prostě zůstane stará.
U každého pracoviště je uloženo, kolik lidí je ve směně potřeba a jakou kvalifikaci místo vyžaduje. Potřeba se může lišit podle směny i podle dne v týdnu.
Kvalifikace, průkazy a zaškolení jsou vedeny u konkrétní osoby, ne v samostatné tabulce. Před koncem platnosti přijde upozornění dřív, než průkaz zablokuje směnu.
Plánované obsazení se průběžně porovnává s potřebou. Neobsazené směny a podstavená pracoviště se z rozpisu vyloupnou ještě před jeho zveřejněním.
Když přijde absence, Stafferi hned ukáže, kdo má volno, komu platí správná kvalifikace a komu směna neporuší nepřetržitý odpočinek. Nabídku lze odeslat přímo ze systému.
Skutečné obsazení se ukládá směnu po směně, takže potřeba na další období vychází z měřených dat, a ne z odhadu.
Směnový mistr, vedoucí výroby i personální oddělení se dívají na stejná data. Změna je hned vidět všem a neexistuje druhá verze.
Nejnáročnější je plánování obsazení v nepřetržité výrobě. Přečtěte si, jak funguje v nepřetržitém třísměnném provozu v procesním průmyslu, nebo si spočítejte úsporu času při plánování.
Přístup dostanete hned — bez obchodního hovoru. Můžete si nahrát současný rozpis směn a podívat se, jak potřeba obsazení vypadá na skutečných číslech.