Miehityssuunnittelu vastaa kysymykseen montako osaajaa kullakin työpisteellä pitää olla — ei kysymykseen kuka on milloinkin töissä. Stafferissa miehitystarve, pätevyydet ja työvuorot ovat samassa näkymässä, joten vuoroa ei julkaista vajaalla miehityksellä.
Miehityssuunnittelu on sen määrittämistä, kuinka monta työntekijää ja millaisella osaamisella tuotanto tarvitsee kullakin linjalla, työpisteellä ja vuorossa, jotta suunniteltu tuotanto voidaan ajaa turvallisesti ja laatuvaatimusten mukaisesti.
Miehityssuunnittelu lähtee tuotantosuunnitelmasta, ei kalenterista. Kun tiedetään mitä ajetaan, millä linjoilla ja millä nopeudella, tiedetään myös montako operaattoria, kunnossapitäjää ja vuoroesihenkilöä kussakin vuorossa tarvitaan — ja mitkä pätevyydet heillä on oltava voimassa.
Vasta tämän jälkeen tulee työvuorosuunnittelu: miehitystarve täytetään nimillä. Käytännössä monessa tehtaassa nämä kaksi tehdään yhtä aikaa samassa taulukossa, ja juuri siitä ongelmat alkavat.
Termejä käytetään usein synonyymeinä, mutta ne vastaavat eri kysymykseen ja elävät eri aikajänteellä.
| Miehityssuunnittelu | Työvuorosuunnittelu | |
|---|---|---|
| Kysymys | Montako ja millä pätevyydellä? | Kuka tekee minkä vuoron? |
| Lähtötieto | Tuotantosuunnitelma ja työpisteiden vaatimukset | Miehitystarve, työaikasäännöt ja toiveet |
| Aikajänne | Viikoista kuukausiin | Päivistä viikkoihin |
| Kun se epäonnistuu | Linja seisoo tai ajetaan vajaalla — laatu ja turvallisuus kärsivät | Lista ei ole tasapuolinen, ylitöitä kertyy, lepoajat rikkoutuvat |
Kumpikin tarvitaan. Ero on siinä, että miehityssuunnittelun virhe näkyy tuotantoluvuissa ja työvuorosuunnittelun virhe palkkalaskelmassa — ja vain toinen niistä huomataan heti.
Osaamismatriisi on omassa tiedostossaan ja vuorolista omassaan. Suunnittelija muistaa kuka osaa mitäkin — kunnes hän on lomalla ja sijainen ei muista.
Taulukko ei tiedä montako pitäisi olla, joten se ei osaa varoittaa. Vaje paljastuu kello kuusi aamulla, kun kolme ihmistä on paikalla ja neljää tarvittaisiin.
Kun ajojärjestys muuttuu, miehitystarve muuttuu mukana. Excelissä muutos pitää muistaa viedä käsin joka välilehdelle — tai se jää viemättä.
Jokaiselle työpisteelle määritellään montako henkilöä vuorossa tarvitaan ja mitä pätevyyttä paikka edellyttää. Tarve voi vaihdella vuoron ja viikonpäivän mukaan.
Pätevyydet, kortit ja perehdytykset ovat henkilön tiedoissa, eivät erillisessä taulukossa. Vanhenevasta kortista tulee hälytys ennen kuin se kaatuu vuoron päälle.
Suunniteltua miehitystä verrataan tarpeeseen jatkuvasti. Avoimet vuorot ja alimiehitetyt työpisteet erottuvat listalta ennen julkaisua.
Kun poissaolo tulee, Stafferi näyttää kuka on vapaana, kenellä on oikea pätevyys ja kenelle vuoro ei riko lepoaikoja. Kutsun voi lähettää suoraan järjestelmästä.
Toteutunut miehitys tallentuu vuoro vuorolta, joten seuraavan jakson tarve perustuu mitattuun tietoon eikä arvioon.
Vuoroesihenkilö, tuotantopäällikkö ja HR katsovat samaa tietoa. Muutos näkyy kaikille heti, eikä versioita ole kahta.
Jatkuvassa tuotannossa miehityssuunnittelu on vaativimmillaan. Lue miten se toimii prosessiteollisuuden keskeytymättömässä kolmivuorotyössä, tai laske suunnitteluajan säästö.
Saat käyttöoikeuden heti — ilman myyntipuhelua. Voit tuoda nykyisen vuorolistasi sisään ja katsoa miltä miehitystarve näyttää oikeilla luvuilla.