Planowanie obsady odpowiada na pytanie, ilu wykwalifikowanych ludzi musi stanąć na każdym stanowisku pracy — a nie na pytanie, kto akurat jest w pracy. W Stafferi zapotrzebowanie, kwalifikacje i grafik pracy są w jednym widoku, więc zmiana nie zostanie opublikowana z niepełną obsadą.
Planowanie obsady to ustalenie, ilu pracowników i o jakich kwalifikacjach potrzebuje produkcja na każdej linii, każdym stanowisku pracy i każdej zmianie, aby zaplanowany program dało się wykonać bezpiecznie i zgodnie z wymaganiami jakościowymi.
Punktem wyjścia jest plan produkcji, a nie kalendarz. Kiedy wiadomo, co jest do zrobienia, na których liniach i z jaką wydajnością, wiadomo też, ilu operatorów, utrzymania ruchu i mistrzów zmiany potrzeba w każdej zmianie — oraz jakie uprawnienia muszą mieć ważne.
Dopiero potem następuje planowanie zmian: zapotrzebowanie wypełnia się nazwiskami. W praktyce w wielu zakładach oba kroki robi się jednocześnie w tym samym arkuszu — i właśnie stąd biorą się problemy.
Obu określeń używa się zamiennie, ale odpowiadają na inne pytanie i działają w innym horyzoncie czasowym.
| Planowanie obsady | Planowanie zmian | |
|---|---|---|
| Pytanie | Ilu ludzi i z jakimi uprawnieniami? | Kto pracuje na której zmianie? |
| Dane wejściowe | Plan produkcji i wymagania stanowisk pracy | Zapotrzebowanie na obsadę, normy czasu pracy i preferencje |
| Horyzont | Od tygodni do miesięcy | Od dni do tygodni |
| Skutek błędu | Linia stoi albo pracuje w niedoborze — cierpi jakość i bezpieczeństwo | Grafik jest nierówny, rosną nadgodziny, łamane są okresy odpoczynku |
Potrzebne są oba. Różnica polega na tym, że błąd w obsadzie widać w wynikach produkcji, a błąd w grafiku dopiero na liście płac — i tylko jeden z nich rzuca się w oczy od razu.
Matryca kompetencji leży w jednym pliku, grafik pracy w drugim. Planista pamięta, kto co umie — dopóki nie pójdzie na urlop, a zastępujący go brygadzista już nie pamięta.
Arkusz nie wie, ilu ludzi powinno być, więc nie potrafi ostrzec. Luka ujawnia się o szóstej rano, gdy na hali stoją trzy osoby, a potrzebne są cztery.
Gdy zmienia się kolejność zleceń, zmienia się też zapotrzebowanie na obsadę. W Excelu trzeba o tym pamiętać i ręcznie poprawić każdą zakładkę — albo poprawka nie powstaje.
Dla każdego stanowiska definiujesz, ile osób potrzeba na zmianie i jakich uprawnień wymaga to miejsce. Zapotrzebowanie może się różnić w zależności od zmiany i dnia tygodnia.
Kwalifikacje, uprawnienia i instruktaże są w kartotece pracownika, a nie w osobnym arkuszu. O wygasającym dokumencie dostajesz alert, zanim położy się cieniem na zmianie.
Zaplanowana obsada jest stale porównywana z zapotrzebowaniem. Otwarte zmiany i niedoobsadzone stanowiska widać w grafiku jeszcze przed publikacją.
Gdy wpływa nieobecność, Stafferi pokazuje, kto jest dostępny, kto ma właściwe uprawnienia i komu dodatkowa zmiana nie naruszy okresów odpoczynku. Zaproszenie wysyłasz prosto z systemu.
Rzeczywista obsada zapisuje się zmiana po zmianie, więc zapotrzebowanie na kolejny okres opiera się na zmierzonych danych, a nie na szacunku.
Brygadzista, kierownik produkcji i HR patrzą na te same dane. Zmiana jest widoczna od razu dla wszystkich i nie istnieją dwie wersje grafiku.
Najtrudniejsze warunki dla planowania obsady daje produkcja ciągła. Przeczytaj, jak wygląda ono w ruchu ciągłym w przemyśle procesowym, albo policz oszczędność czasu planowania.
Dostęp dostajesz od razu — bez rozmowy handlowej. Możesz zaimportować obecny grafik pracy i zobaczyć, jak zapotrzebowanie na obsadę wygląda na prawdziwych liczbach.