A létszámtervezés arra a kérdésre felel, hogy hány képzett embernek kell állnia az egyes munkaállomásokon — nem arra, hogy név szerint ki dolgozik mikor. A Stafferiben a létszámigény, a kompetenciák és a műszakbeosztás egy nézetben van, így nem kerül ki hiányos létszámmal betervezett műszak.
A létszámtervezés annak meghatározása, hogy a termelésnek hány dolgozóra és milyen kompetenciákkal van szüksége gyártósoronként, munkaállomásonként és műszakonként ahhoz, hogy a tervezett darabszám biztonságosan és a minőségi követelményeknek megfelelően legyártható legyen.
A létszámtervezés a termelési tervből indul ki, nem a naptárból. Ha tudjuk, mit gyártunk, melyik soron és milyen ütemben, akkor azt is tudjuk, hány gépkezelőre, karbantartóra és műszakvezetőre van szükség az egyes műszakokban — és azt is, milyen jogosultságuknak kell érvényesnek lennie.
Csak ezután következik a műszakbeosztás-tervezés: a létszámigényt nevekkel töltjük fel. A gyakorlatban sok üzemben a kettő egyszerre, ugyanabban a táblázatban készül — és pontosan innen indulnak a problémák.
A két fogalmat gyakran szinonimaként használják, pedig más kérdésre válaszolnak, és más időtávon mozognak.
| Létszámtervezés | Műszakbeosztás-tervezés | |
|---|---|---|
| A kérdés | Hány ember és milyen jogosultsággal? | Ki melyik műszakot viszi? |
| Kiindulási adat | Termelési terv és a munkaállomások követelményei | Létszámigény, munkaidőszabályok és dolgozói kérések |
| Időtáv | Hetektől hónapokig | Napoktól hetekig |
| Ha elromlik | Áll a sor, vagy csökkentett létszámmal megy — a minőség és a biztonság sérül | Igazságtalan a beosztás, gyűlik a túlóra, sérülnek a pihenőidők |
Mindkettőre szükség van. A különbség az, hogy a létszámtervezés hibája a termelési számokban jelenik meg, a beosztástervezés hibája pedig a bérelszámolásban — és csak az egyiket veszik észre azonnal.
A kompetenciamátrix külön fájlban van, a beosztás egy másikban. A tervező fejből tudja, ki mihez ért — egészen addig, amíg szabadságra nem megy, a helyettese pedig már nem tudja.
A táblázat nem tudja, hány embernek kellene ott lennie, ezért nem is tud figyelmeztetni. A hiány reggel hatkor derül ki, amikor hárman állnak a soron, négyen kellenének.
Ha átrendeződik a gyártási sorrend, a létszámigény is változik. Excelben ezt minden munkalapra kézzel kell átvezetni — vagy elmarad.
Minden munkaállomáshoz megadja, hány ember kell műszakonként, és milyen jogosultságot követel meg a pozíció. Az igény műszakonként és a hét napja szerint is eltérhet.
A képzettségek, jogosultságok és betanítások a dolgozó adatlapján vannak, nem külön táblázatban. A lejáró tanúsítványról előre jön a figyelmeztetés, nem a műszak közben.
A rendszer folyamatosan összeveti a betervezett létszámot az igénnyel. A nyitott műszakok és az alulterhelt munkaállomások a közzététel előtt kiugranak a beosztásból.
Betegjelentés esetén a Stafferi megmutatja, ki szabad, kinek érvényes a jogosultsága, és kinél nem sérti a beugrás a pihenőidőt. A felkérés egyből a rendszerből kimegy.
A tényleges létszám műszakról műszakra rögzül, így a következő időszak igénye mért adatra épül, nem becslésre.
A műszakvezető, a termelésvezető és a HR ugyanazt az adatot nézi. A módosítás mindenkinél azonnal látszik, és nincs kétféle verzió.
A folyamatos üzemben a legnehezebb a létszámtervezés. Olvassa el, hogyan működik a folyamatipar megszakítás nélküli háromműszakos rendjében, vagy számolja ki a tervezésen megspórolt időt.
Azonnal kap hozzáférést — értékesítési telefonhívás nélkül. Behozhatja a jelenlegi beosztását, és megnézheti, hogyan fest a létszámigény valós számokkal.