La pianificazione del personale risponde alla domanda quante persone qualificate servono su ogni postazione — non alla domanda chi lavora quando. In Stafferi fabbisogno di organico, competenze e turni stanno nella stessa vista, così nessun turno viene pubblicato sotto organico.
La pianificazione del personale consiste nel definire quante persone, e con quali competenze, servono alla produzione su ogni linea, su ogni postazione e in ogni turno perché il programma previsto possa essere realizzato in sicurezza e nella qualità richiesta.
Il punto di partenza è il piano di produzione, non il calendario. Quando si sa che cosa si produce, su quali linee e a quale cadenza, si sa anche quanti operatori, quanti manutentori e quanti capiturno servono in ciascun turno — e quali abilitazioni devono avere in corso di validità.
Solo a questo punto arriva la pianificazione dei turni: il fabbisogno viene riempito con i nomi. Nella pratica, in molti stabilimenti le due cose si fanno insieme nello stesso foglio di calcolo, ed è esattamente lì che cominciano i problemi.
I due termini vengono spesso usati come sinonimi, ma rispondono a domande diverse e vivono su orizzonti temporali diversi.
| Pianificazione del personale | Pianificazione dei turni | |
|---|---|---|
| Domanda | Quante persone e con quale qualifica? | Chi copre quale turno? |
| Dato di partenza | Piano di produzione e requisiti delle postazioni | Fabbisogno di organico, regole sull'orario di lavoro e preferenze |
| Orizzonte | Da settimane a mesi | Da giorni a settimane |
| Quando fallisce | La linea si ferma o gira sotto organico: ne risentono qualità e sicurezza | Il piano non è equo, lo straordinario cresce, i riposi saltano |
Servono entrambe. La differenza è che un errore di pianificazione del personale si vede nei numeri di produzione e un errore di pianificazione dei turni si vede in busta paga — e solo il primo dei due viene notato subito.
La matrice delle competenze sta in un file e il piano turni in un altro. Chi pianifica ricorda a memoria chi sa fare che cosa — finché va in ferie e il sostituto non se lo ricorda.
Il foglio di calcolo non sa quante persone dovrebbero esserci, quindi non può avvisare. Il buco si rivela alle sei del mattino, quando in reparto ce ne sono tre e ne servirebbero quattro.
Quando cambia la sequenza di produzione cambia anche il fabbisogno di organico. In Excel la modifica va ricordata e riportata a mano su ogni foglio — oppure resta lì dov'è.
Per ogni postazione si definisce quante persone servono nel turno e quali abilitazioni richiede il posto. Il fabbisogno può variare per turno e per giorno della settimana.
Abilitazioni, attestati e addestramenti stanno nella scheda della persona, non in un file a parte. Un attestato in scadenza genera un avviso prima che diventi un problema di turno.
L'organico pianificato viene confrontato di continuo con il fabbisogno. Turni scoperti e postazioni sotto organico si distinguono nel piano prima della pubblicazione.
Quando arriva un'assenza, Stafferi mostra chi è libero, chi ha la qualifica giusta e per chi quel turno non viola i riposi. L'invito si invia direttamente dal sistema.
L'organico effettivo viene registrato turno per turno, quindi il fabbisogno del periodo successivo si basa su dati misurati e non su una stima.
Capoturno, responsabile di produzione e HR guardano gli stessi dati. Una modifica è visibile subito a tutti e non esistono due versioni dello stesso piano.
Nella produzione a ciclo continuo la pianificazione del personale è al massimo della difficoltà. Leggi come funziona nella turnazione a ciclo continuo dell'industria di processo, oppure calcola il tempo di pianificazione risparmiato.
Ricevi subito l'accesso — senza passare da una telefonata commerciale. Puoi importare il piano turni che usi oggi e vedere come si presenta il fabbisogno di organico con i numeri veri.